İşlemsel E-posta Nedir?
İşlemsel e-postalar, müşterinin isteği üzerine bir işlemi kolaylaştırmak veya bir ürün ve hizmet hakkında bilgilendirmek için şirketlerin gönderdiği e-postalardır. Bu nedenle, şirketlerin e-posta göndermesi için müşteriden onay alması gerekmemektedir. İşletmeler, müşterilerine daha iyi hizmet verebilmek için önemli bilgileri müşterilerine iletmek amacıyla işlemsel e-posta kullanırlar. İşlemsel e-postalar genellikle bir müşterinin, web sitesi veya uygulama üzerinden yaptığı işlemler sayesinde tetiklenir. Örneğin, şifrenin sıfırlanması veya fatura e-postalarının gönderilmesi gibi. Bu kılavuzda, işlemsel e-postalara göz atacağız ve keyifli müşteri deneyimleri sunan şirketlerin farklı işlemsel e-posta türlerini, en iyi uygulamalarını ve örneklerini inceleyeceğiz.
İşlemsel E-posta ve Pazarlama E-postalarının Karşılaştırması
İşlemsel e-postaların amacı, müşteri tarafından halihazırda onay verilmiş bir işlemi kolaylaştırmaktır ve kesinlikle gelir elde etmek için bir araç olarak kullanılmamaktadırlar. Bir markayı, ürünü veya hizmeti tanıtmak ve gelir elde etmek amacıyla gönderilen e-postalar, pazarlama veya tanıtım e-postası olarak sınıflandırılmaktadır.
Çoğu durumda, işlemsel e-posta göndermek için izin gerekli değildir. Diğer yandan pazarlama e-postaları gönderebilmek için müşterinizden onay almanız GEREKMEKTEDİR. Müşteriler işlemsel e-posta listesinden çıkamazlar ancak pazarlama e-postaları müşterilere her zaman abonelikten çıkma seçeneği sunmalıdır. Bu nedenle işlemsel e-postaları dikkatli kullanmak son derece önemlidir.
E-posta göndermek için geçerli olan yasalar, ülkeler arasında büyük ölçüde farklılık göstermektedir. E-postalarınızın ülkenizin ve listenizde bulunan kişilerin ülkelerinin kurallarına ve düzenlemelerine uygun olduğundan mutlaka emin olun.
E-posta etkileşimi e- postalarınızın müşterilerinize ulaşmasını etkileyebildiği ve genellikle pazarlama e-postalarının, işlemsel e-postalara göre daha düşük etkileşim oranına sahip olması nedeniyle Gmail, işlemsel ve pazarlama e-postalarının ayrılmasını önermektedir.
Kuruluşunuzla ilgili hem pazarlama e-postası hem de işlemsel e-posta gönderiyorsanız, e-postalarınızı amacına göre ayırmanızı öneririz. Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:
- Her işlev için ayrı e-posta adresleri kullanma.
- Her işlev için farklı domain ve IP adreslerinden e-posta gönderme
Bunları yaparak gönderdiğiniz önemli bir işlemsel e-postanın, doğrudan kullanıcının Inbox’ına düşme oranını büyük ölçüde arttırabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular: İşlemsel E-postaların Abonelik İptali Bağlantısı Olmalı mı?
İşlemsel e-postalarda abonelikten çıkma bağlantısı olması gerekli değildir. Yine de müşteriler bildirim tercihlerini yönetebilecekleri bir deneyim yaşamak isterler.
Bildirim tercihlerini yönetmek için işlemsel e-postalara mesaj veya bir bağlantı eklemek en iyi yöntemdir.
İşlemsel E-posta Türleri (ve Örnekleri)
Sipariş Onayı E-postaları
İşlemsel e-posta örneklerinden en yaygın olanı sipariş onay e-postalarıdır. Bu onay e-postaları müşterilere ürünün ve sevkiyatın ayrıntıları hakkında bilgi verir.
Sipariş onay e-postaları sektöre bağlı olarak %70-%90 arasında değişen açılma oranına sahiptir. Sipariş onay e-postaları, işlemin başarılı olduğunu ve şirketin siparişi işleme aldığını gösterir. Bu durum müşterilerin kendilerini işlem hakkında güvende hissetmelerini sağlar.
Allbirds firmasından bir örnek:
Allbirds, sipariş onay e-postası ile müşterilerine satın alma işleminin tüm gerekli ayrıntılarını ve siparişleri takip edebilmeleri için müşterilerine quick link göndermektedir. E-posta, net bir mesajla birlikte, müşteri odaklı ve taranması kolay bir formatta gönderilir. Teslimat adresinin belirtilmesi, müşteriye adresini kontrol etme fırsatı sunar.
Gönderim Bildirimi E-postaları
Gönderim bildirimi e-postaları, müşterilere satın alma işlemlerinin ne zaman gönderildiğini ve siparişlerinin yolda olduğunu bildirerek, kendilerini rahat hissetmelerini sağlar. İzleme bilgileri (veya satın alma işlemlerini takip etmek için bir bağlantı) sağlamak, müşterilerin siparişlerinin ne zaman ulaşacağı hakkında bilgi sahibi olmalarını ve böylece siparişlerini teslim almak için sipariş teslim yerinde olacak şekilde program yapmalarını sağlar.
Müşterileri sürecin sonraki adımları hakkında bilgilendirmek, müşterilerinizin destek ekibinize e-posta veya telefonla ulaşarak soru sorma ihtiyacını da azaltacaktır.
Casper’ın e-postayla gönderim bildirimi:
Casper’ın sipariş onayı, marka bilinci oluşturma ve müşterilerin bu e-postayı şirketle hızlı bir şekilde ilişkilendirmesine olanak tanır.
E-posta, müşterilere bir sonraki güncellemeyi ne zaman beklemeleri gerektiği konusunda bilgi verir ve gönderim sürecinin kontrol altında olduğunu belirterek kaygılarını azaltır.
Satın alınan ürünün özelliklerini ve fiyat bilgilerini gösteren bağlantıya e-postadan ulaşılabilmesi, müşterinin e-postanın hangi ürünle ilgili olduğunu tam olarak bilmesini sağlar. Bu e-posta, özellikle bir müşterinin aynı anda birden fazla sipariş verdiği veya işlem yaptığı durumlarda oldukça faydalıdır.
Teslimat Onayı E-postaları
Gönderim bildirimi e-postaları gibi, teslimat e-postaları da müşteri memnuniyetini arttırmak için mükemmel bir fırsattır.
Bu işlemsel e-posta türü, satın alınan ürünün doğru kişiye ulaştığından emin olunmasını sağlar. Müşteri teslimat onay e-postası alması ancak ürünün kendisine ulaşmaması durumunda müşteri şirketle iletişim kurabilir ve sorunu bildirebilir.
Teslimat onay e-postası, müşterilere ürünün teslim edildiği kişinin adını ve fotoğrafını sunarak daha kişisel hale getirilebilir. E-posta tasarımı basittir ve ilgili belge bağlantısı da dahil olmak üzere satın alma ile ilgili tüm gerekli bilgileri özetler.
Double Opt-in E-postalar
Double opt-in e-postalar, yeni abonelerden e-postalarınızı (veya diğer iletilerinizi) almak istediklerini onaylamalarını ister. Double opt-in e-posta göndermek, e-posta adresinin aboneye ait olduğunu doğrular, bu da spam’i önlemeye ve e-postanın iletilmesini iyileştirmeye yardımcı olur.
Şifre Sıfırlama E-postaları
Şifre sıfırlama e-postaları, müşterilerin ürününüze her zaman erişebilmelerini sağlamaları için gereklidir. Şifre sıfırlama mesajı çok işlevsel olsa da, e-postanın sıkıcı bir içeriğe sahip olması gerektiği anlamına gelmez.
Örnekler;
Slack’in şifre sıfırlama e-postası müşteride marka bilinci oluşturmaktadır. Logo göze çarpmaktadır, bu nedenle alıcılar göndereni anında tanıyabilmektedir. Belirgin CTA düğmesi e-postanın amacını çarpıcı bir şekilde göstermektedir.
Benzer şekilde, Airbnb’nin şifre sıfırlama e-postası kısadır ve tamamen isteğe odaklıdır. Şifre sıfırlama bağlantısının ne zaman sona ereceğini müşterilere bildirmek faydalı olacaktır. Hemen kullanmazlarsa, başka bir tane talep etmeleri gerektiğini bilirler. Bu sayede, destek ekibinize gereksiz e-postalar göndermeleri engellenecektir.
Yasal Güncelleme E-postası
İşlemsel e-postalar, müşterileri yasal belgelerde veya politikalarda yapılan önemli değişiklikler (örneğin bir şirketin Hizmet Şartları’ndaki bir güncelleme gibi) hakkında bilgilendirmek amacıyla kullanılmaktadır. Bu e-postalarda şirketin yasal olarak yaptığı değişiklikler müşterilere net bir şekilde açıklanmaktadır.
